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Wir helfen gern

Die Modernisierung in Ihrer Schule aktiv gestalten und unterstützen – hier finden Sie Infos zur reibungslosen Umsetzung.

Die nötigen Schritte

Bei der Wahl ihrer Zeugnissoftware sollten Schulen gut überlegen, um eine Lösung zu finden, die einfach zu nutzen ist, Daten sicher hält und sich mit der Zeit entwickeln kann. Es geht darum, eine Software zu wählen, die nicht nur Noten verwaltet und Zeugnisse erstellt, sondern Lehrkräfte tatsächlich bei der Arbeit unterschtützt. Ein durchdachter Auswahlprozess stellt sicher, dass die künftigen Zeugnisphasen stressfreier für Fach- und Klassenlehrkräfte aber auch Admins abläuft.
Diese Schritte werden üblicherweise in der Anschaffungsphase durchlaufen:

Das Problem

Da Sie auf dieser Seite stöbern, haben Sie vermutlich bereits ein Problem mit Ihrer alten Zeugnissoftware identifiziert. Wenn das der Fall ist, springen Sie gerne zum nächsten Abschnitt. Andernfalls finden sie hier eine Aufstellung der möglichen Gründe für einen Wechsel:

Unzureichende Benutzerfreundlichkeit
Die Software ist möglicherweise schwer zu navigieren, nicht intuitiv oder erfordert eine lange Einarbeitungszeit, was zu Frustration und Zeitverlust bei den Lehrkräften führt.
Fehlende Funktionalitäten
Die vorhandene Software bietet möglicherweise nicht alle benötigten Funktionen für die Erstellung und Verwaltung von Zeugnissen, wie z.B. flexible Vorlagen, automatische Berechnung von Notendurchschnitten oder die Integration mit anderen Schulverwaltungssystemen.
Technische Probleme
Häufige Abstürze, langsame Leistung oder Inkompatibilität mit aktuellen Betriebssystemen und Geräten können den Gebrauch stark beeinträchtigen.
Mangelnde Skalierbarkeit
Die Software kann nicht mit der wachsenden Anzahl von Schülern oder der zunehmenden Komplexität der Bildungsanforderungen mithalten.
Unzureichender Support und Wartung
Langsame oder unzureichende Unterstützung durch den Anbieter bei Problemen sowie fehlende Updates oder Verbesserungen der Software.
Datensicherheit und Datenschutz
Bedenken hinsichtlich der Sicherheit von Schülerdaten und der Einhaltung von Datenschutzvorschriften können ebenfalls ein Grund sein, sich nach einer neuen Lösung umzusehen.
Hohe Kosten
Die Gesamtkosten für die Nutzung der Software (einschließlich Lizenzgebühren, versteckte Kosten für dringende Zusatzmodule, Wartung und erforderlicher Hardware-Upgrades) können unverhältnismäßig hoch sein.
Feedback von Nutzern
Negative Rückmeldungen von Lehrkräften oder Admins bezüglich der Anwendungserfahrung können Schulen dazu bewegen, nach besseren Alternativen zu suchen.

Ihre Anforderungen

Die Erstellung eines Anforderungskatalogs ist ein entscheidender Schritt bei der Suche nach einer neuen Software, insbesondere im Bildungsbereich, wo spezifische Bedürfnisse und Kriterien berücksichtigt werden müssen.

Gründe für einen Anforderungskatalog

Klare Definition der Bedürfnisse und Anforderungen
Ein Anforderungskatalog hilft Ihnen, Ihre genauen Bedürfnisse und Anforderungen an das Zeugnisprogramm zu identifizieren und zu artikulieren. Dies beinhaltet funktionale, technische, sicherheitsbezogene und benutzerfreundliche Aspekte.
Verbesserte Kommunikation mit Anbietern
Mit einem detaillierten Anforderungskatalog können Sie effektiver mit Softwareanbietern kommunizieren. Sie können genau erklären, was Sie brauchen, wodurch Anbieter besser in der Lage sind, die Eignung ihrer Produkte für Ihre Anforderungen zu bewerten.
Vereinfachung des Vergleichsprozesses
Wenn Sie Angebote von verschiedenen Anbietern einholen, ermöglicht Ihnen ein Anforderungskatalog, diese systematisch zu bewerten und zu vergleichen. Sie können leichter erkennen, welche Lösungen Ihre Kriterien erfüllen und welche nicht.
Objektive Entscheidungsfindung
Ein Anforderungskatalog dient als objektive Grundlage für die Entscheidungsfindung. Er hilft Ihnen, überzeugende Verkaufsargumente und persönliche Präferenzen zu überwinden und stattdessen eine Wahl basierend auf den tatsächlichen Bedürfnissen und Anforderungen Ihrer Schule zu treffen.
Zukunftssicherheit
Indem Sie Ihre langfristigen Ziele und potenzielle Entwicklungen berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass das gewählte Zeugnisprogramm auch in Zukunft relevant und nützlich bleibt.
Effizienzsteigerung und mehr Zufriedenheit
Ein sorgfältig ausgewähltes Zeugnisprogramm, das auf einem gut durchdachten Anforderungskatalog basiert, kann dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit zu sparen und langfristig die Zufriedenheit Ihres Kollegiums zu erhöhen.

Um sicherzustellen, dass am Ende alle Bedürfnisse erfüllt sind und jeder zufrieden ist, ist es wichtig, die Angebote mit Blick auf die vielfältigen Anforderungen der unterschiedlichen Nutzergruppen zu vergleichen.

Für Fachlehrkräfte
  • Umfassende Notenverwaltung für Klassen und individuelle Kurse.
  • Visualisierung und Kommunikation von Leistungsständen sowie Vor- und Abschlussnoten.
  • Personalisierung des Unterrichts durch Kurs- und Fachgestaltung.
  • Feedbacktools mit Textbeurteilungen und individuellen Kommentarmöglichkeiten.
  • Unterstützende Benutzeroberfläche und schneller Zugriff auf Hilfe/Dokumentation.
Für Klassenleitungen
  • Detaillierte Verwaltung von Schülerinformationen und -leistungen.
  • Werkzeuge zur Erfassung und Auswertung von Sozial- und Arbeitsverhalten.
  • Effiziente Erstellung und Verwaltung von Zeugnissen und Berichten.
  • Intuitive Planungshilfen und To-Do-Listen für die Klassenorganisation.
  • Schneller Zugang zu Hilferessourcen und intuitiven UI-Elementen.
Für die Verwaltung
  • Verwaltungstools für das Anlegen und Pflegen von Schul- und Unterrichtsstrukturen.
  • Sicherer Datenimport und Benutzerverwaltung mit Datenschutzpriorität.
  • Umfangreiche Zeugnis- und Berichtserstellungsfunktionen, einschließlich anpassbarer Kommentare.
  • Integration mit bestehenden Verwaltungssystemen und konforme Datenübertragung.
  • Technische Unterstützung durch aktuelle Browserkompatibilität und Kundenservice.
Katalog herunterladen

Angebote sichten & Optionen auswählen

Nun beginnt die eigentliche Arbeit. Sie müssen all die Angebote finden, sichten und anhand des Kriterienkataloges auswählen.
Nehmen Sie sich dafür genügend Zeit und forschen gründlich nach. Nicht, dass Sie und Ihr Kollegium sich später über eine voreilige Auswahl ärgern.

Es tut uns sehr leid, aber hier können wir Ihnen nicht helfen.
Wir können uns aber gemeinsam Diplomify anschauen. Melden Sie sich einfach bei uns, dann beantworten wir Ihre Fragen oder machen einen Termin für eine Vorführung per Videokonferenz.

Die endgültige Auswahl treffen


Nach der Eingrenzung der Kandidaten durch Sie oder die zuständigen Personen, ist es ratsam, die Optionen sowohl der Schulleitung als auch dem Lehrerkollegium vorzustellen. Dabei sollten die Informationen auf die spezifischen Bedürfnisse jeder Gruppe zugeschnitten sein.

Während die Schulleitung besonders Wert auf Datensicherheit, die Einhaltung von Erlassen und die Kosten legt, liegt das Hauptinteresse der Lehrkräfte oftmals darin, wie das Programm ihre Arbeit erleichtert und die Umsetzung der Vorgaben vereinfacht.

Wenn Sie das Einverständnis der Schulleitung haben und auch die Bedenken des Kollegiums ausgeräumt werden konnten, folgt der letzte Schritt:
Nun kann die gewünschte Software gekauft und mit der Implementierung begonnen werden.

Implementierung

"Change Management" wird in Firmen oftmals von Spezialisten oder ganzen Abteilungen betrieben. Schulen sind dabei ganz auf sich allein gestellt.
Wir unterstützen sie dabei durch einen transparenten Prozess und überschaubare Zwischenschritte. Es ist unser Ziel, dass die Einführung reibungslos klappt und alle Beteiligten entlastet. Für die Einführung von Diplomify haben sich die folgenden Schritte bewährt

Diese Schritte sind eine Empfehlung und können sich zeitlich durchaus überschneiden. Allerdings sollten mindestens 4 Wochen eingeplant werden. Insbesondere die Probierphase braucht ihre Zeit, damit ihre Kolleg*innen nicht in Zeitnot geraten.

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